Виртуальный офис сегодня

13 июня 2013, 15:37 1806

видеоконференцияМногие кампании сегодня не видят необходимости в постоянном пребывании сотрудников в общей центральной конторе. Большинство проектов могут отлично реализовываться удаленно, поэтому для специалистов организуется своеобразный виртуальный офис, который функционирует круглосуточно. Каждый участник может выполнять собственные задачи удаленно, подключаясь из удобного ему места в удобное же время. Эффективность от такой работы зачастую выше, чем в дружном сидении в общих помещениях.

Конечно, в первую очередь поддались инновационным идеям компании, связанные с интернетом, в которых и так использовалась удаленная работа. Исчезло только централизованное месторасположение. Но это совсем не доказательство, что предприятия из других сфер деятельности не могут перейти в виртуальный офис. Сегодня нет необходимости обеспечивать сотрудника физическим рабочим местом, компьютером и оргтехникой, содержать айтишников и тратиться на аренду помещений. Достаточно изучить несколько сервисов, научить персонал пользоваться ими, и платить минимальные деньги за использование.

Как общаться с удаленными сотрудниками

Google AppsИспользование Google Apps в качестве корпоративной почты уже оценено многими. Здесь же легко освоить массу приложений, применять общий календарь и работать с файлами, предоставляя доступ только нужным специалистам. Единственным ограничением для работы может стать только отсутствие интернета (что часто парализует работу не только виртуального офиса, но и обычного).

В итоге за пару минут можно самостоятельно подключить нового сотрудника, открыть или ограничить ему доступ – и спокойно работать, даже если новый работник из другой страны или часового пояса. Преимущество – для коллектива до 50 человек пользование сервисом бесплатно. Только для мега корпораций и очень крупных проектов виртуальный офис будет больше, тогда придется за каждого человека платить в год $50.

Если количество работников в офисе минимально, то для текущей связи вообще можно пользоваться бесплатным скайпом, документами обмениваться через электронную почту. Но для полномасштабной работы, и главное – контролем результатов в реальном времени разработаны другие сервисы.

К примеру, можно подключить ваш виртуальный офис к qTrack или подобному ресурсу, который является системой по управлению проектами. Такая система работает просто здорово, позволяя разбить любой проект на последовательность задач, определить исполнителей, взаимозависимость между ними, назначить сроки выполнения. Это позволяет наглядно убедиться в качестве, правильности и соблюдении сроков, проконтролировать каждого исполнителя.

Одновременно систематизируется вся информация о важнейших процессах, сокращается время достижения целей. Для виртуального офиса может быть довольно и Microsoft Projec ($35 на каждого пользователя стоит лицензия). Многие подобные ресурсы в базовой версии бесплатны, при расширении использования берут абонплату (к примеру, qTrack от 350 рублей ежемесячно).

Как общаться с внешним миром и клиентами

Существуют системы управления CRM, которые позволяют собрать нужную базу, отслеживать даты и обращения, делать напоминания от лица компании. Такой пакет услуг разрабатывается за несколько дней и быстро окупается. По отзывам о подобных платформах, они обладают удобством интерфейса и простотой (достаточно осуществить настройку и провести обучающий семинар для персонала).

После интеграции платформы с колл-центром, корпоративным календарем и почтой получается полноценный виртуальный офис. Преимуществом его станет абсолютный порядок и полная прозрачность работы. Доступ можно получить с любого мобильного устройства, что здорово раскрепощает сотрудников. Стоимость подобного решения на год (к примеру, лицензия от Salesforce), составляет от €324.

От видеоконференции до виртуального хостинга

виртуальный хостингУже известны преимущества IP-телефонии при междугородних переговорах и звонках в другие страны. IP-телефония поддерживает существующие сервисы (факс через телефонную почту или домашний телефон в качестве офисного), поэтому с ее установкой можно отказываться от стандартной АТС. Эта же платформа позволяет организовать видеоконференцию, правда требует дополнительной установки камеры, экрана (если конференция проводится в отдельном помещении) и специального кодека.

При организации виртуального офиса неизбежна зависимость от хостера. Оптимальным может быть создание облачного хостинга, когда дорогие сервера замещаются ресурсами, которые выделяют провайдеры. За оптимальную стоимость можно организовать легкий доступ и решать любые задачи по проектам.

Примером реализации подобного решения стал Оверсан-Скалакси в Москве, который пока сотрудничает только с масштабными клиентами (в сутки от 5 тысяч уникальных пользователей). Но преимуществом является решение Оверсаном всех технических проблем клиента. Стоимость виртуального офиса с облачным хостингом на четверть выше расценок на услуги среднестатистического хостера.



Мнения и комментарии по теме
Комментарии
{**}